O número de empresas que utilizam planilhas na gestão é enorme, seja para centralizar a gestão de negócios ou para apoiar e instrumentar a análise de dados de uma empresa. Mas será que essa é realmente a melhor maneira de gerir uma empresa?
Algumas organizações já conseguiram abandonar as planilhas eletrônicas no setor operacional, mas relatam dificuldades em analisar números e gerar relatórios com o layout adequado para apresentar a investidores e ao corpo diretivo.
Na verdade, as planilhas apenas são adequadas para tarefas pontuais. Isso porque trabalhar com planilhas, com seus limites de volume e compartilhamento, acaba por criar redundâncias ou arquivos duplicados. Além disso, elas descentralizam os dados, dificultam o cruzamento de informações, consomem um tempo precioso em sua manutenção e não possuem uma segurança muito forte.
Veja agora os principais erros e riscos ao utilizar as planilhas
Erros Ocultos
As planilhas de gestão utilizam um mundo próprio de fórmulas e cálculos, o que torna muitos erros serem difíceis de serem localizados, gerando resultados incorretos e se espalhando pela planilha. Isso acarreta uma certa insegurança, pois não se sabe se os dados da planilha estão realmente corretos.
Redundância
Como não se sabe a integridade de dados das planilhas, acabam-se criando mais versões das mesmas, para que se certifique o resultado final de uma seja igual o da outra. Mais planilhas se acumulando, significa mais planilhas precisando de manutenção, alimentação e revisão. O prazo necessário para se mostrar um resultado e o risco de erro aumentam.
Complexidade
Quando a planilha contém muitos dados ou um número grande de abas, e também, muitas vezes, planilhas individuais para diferentes períodos e departamentos. Existem casos onde o controle de orçamento de uma empresa é composto de mais de 200 planilhas interligadas! Além do tempo para atualizar todas as planilhas, a dificuldade de se localizar um erro é enorme.
Risco de perda de dados
É comum que cada departamento ou gestor mantenha uma cópia de várias planilhas, podendo estar com uma versão antiga delas e acarretando perda de dados. Também temos que considerar que planilhas muito grande e complexas sobrecarregam um computador mais antigo, podendo ocorres travamentos e perda de informações irrecuperáveis.
Alternativas para aposentar as planilhas
Existem várias alternativas para evitar as dificuldades que as planilhas causam. Nós da CAPYS oferecemos sistemas integrados de gestão, que não apenas organizam seus dados, como os mantém seguros, íntegros e simples de serem visualizados. Veja o que podemos fazer por você e sua empresa entrando em contato conosco.
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