O processo de conciliação bancária é bem complexo e trabalhoso. Além disso requer que os usuários participantes do processo tenham acesso a informações financeiras extremamente importantes da companhia. É um processo que em algumas empresas envolve várias áreas, pois não se trata apenas de dar baixa em pagamentos realizados, é necessário validar se o pagamento ocorreu e ainda considerar todas as outras entradas e saídas da conta bancária, portanto, além das contas a pagar, envolve a equipe de cobrança (contas a receber), aplicações financeiras com crédito de rendimentos e débitos de taxas bancárias.
Dito isso, uma boa conciliação não pode ser operacional, ou seja, não deve depender de uma boa equipe que paga e valida os pagamentos no prazo correto, recebe os dados de clientes e aponta os créditos e débitos encontrados na conta corrente todos os dias. Esse trabalho pode e deve ser automatizado, assim apenas com a emissão do pagamento e o tratamento correto para os arquivos de extrato bancário deslocamos toda a equipe para outras atividades e posicionamos apenas uma pessoa para checar diariamente as inconsistências encontradas. Dessa forma a companhia ganha em produtividade, com uma redução de custo significativa além de evitar fraudes que possam ocorrer no processo manual.
Mas o que fazer para automatizar esse processo? Primeiro precisamos entender como o banco trabalha para processar os pagamentos e disponibilizar os extratos. Podemos realizar o pagamento online de duas formas, a primeira e mais tradicional é através do internet banking, o que mesmo sendo online gera um trabalho grande da equipe de pagamentos e o segundo e fundamental para automatização de todo o processo, através de arquivos de remessa de pagamento. Todos os bancos trabalham com esses arquivos, na prática, o que precisa ser feito é que seu sistema de gestão (ERP) gere um arquivo de remessa em um layout definido pelo banco, e basta enviar esses arquivos para banco que ele irá processar o pagamento (Esse acordo já tem que ter sido feito através de um convênio bancário contratado entre a empresa e o banco).
O envio de arquivos bancários para o banco tem que ser feito através de serviços de VAN (Value-Added Network) que se utilizam de padrões de estruturas de dados conhecidos como Electronic Data Interchange (EDI), para uso em comunicações eletrônicas entre organizações como empresas e governos. Alguns bancos já prestam esse serviço, mas existem várias empresas homologadas pelo banco que também prestam o serviço de VAN, é necessário identificar qual a que melhor irá atender a companhia.
A VAN é responsável por trafegar os arquivos necessários para automatização da conciliação, dessa forma, elas enviam para o banco todos os arquivos de pagamento gerados pelo sistema de gestão financeira e retornam para a empresa todos os arquivos de extratos bancários. Para minimizar o número de inconsistências encontrados é ideal que seu sistema de gestão permita o cadastro de créditos e débitos realizados diretamente em conta corrente, como taxas de administração da conta.
Após implantado todo o processo a redução de custo é percebida de imediato além de toda a segurança da informação. É importante que essa implantação seja acompanhada por profissionais com experiência no assunto, pois como mencionado no início desse artigo, é um processo complexo e de alta criticidade.
Que saber como implantar esse processo na sua empresa? Sua equipe financeira é grande e ainda não dá conta do volume de trabalho? Você tem pessoas por conta de baixar arquivos manualmente conta a conta? Entre em contato com a CAPYS e veja como implantar a conciliação na sua empresa.
